A desmaterialização de documentos é o processo de transformar documentos em papel em arquivos digitais. Esse processo é cada vez mais comum e importante para os despachantes, trazendo benefícios como eficiência e segurança na gestão de documentos, especialmente no DETRAN-SP.
Em seguida, vamos falar mais sobre os benefícios dessa tendência que está presente cada vez mais em nosso dia a dia e por que os despachantes são fundamentais nesse processo.
Vantagens da Desmaterialização de Documentos
- Com a desmaterialização, todos os arquivos ficam armazenados digitalmente, liberando espaço no escritório do despachante e tornando o ambiente mais organizado.
- Basta procurar pelo nome ou por palavras-chave para localizar o arquivo rapidamente, economizando tempo e aumentando a produtividade dos despachantes.
- A desmaterialização diminui a necessidade de produção de papel, contribuindo para práticas mais sustentáveis no setor de despachantes.
- Documentos digitais podem ser protegidos por senhas e criptografia, tornando-os mais seguros do que os papéis físicos, que podem ser perdidos ou danificados. A ASA Sistemas, por exemplo, utiliza a nuvem Amazon para garantir segurança e conformidade com a LGPD.
- Menos papel significa menos gastos com impressão e armazenamento. A desmaterialização pode resultar em grandes economias para despachantes e seus clientes.
Implementação no DETRAN-SP
Como a maioria já percebeu, o DRETRAN-SP está cada vez mais adepto a desmaterialização de documentos. Um exemplo é o CRLV digital que, antigamente, poderia demorar dias para chegar. Veja outros exemplos:
- Processo de Digitalização
Ao reconhecer firma em um cartório, o comprador de um veículo pode optar pela desmaterialização do documento por R$ 5,00 por página. O documento digitalizado é enviado para o DETRAN-SP através do portal e-notoriado.
- Armazenamento e Continuidade
Os documentos físicos são retidos no cartório por cinco anos. Após a desmaterialização, o cliente continua o processo de transferência pelo aplicativo do DETRAN ou com a ajuda de um despachante, facilitando e agilizando o processo.
Desmaterialização de Documentos: por que os despachantes ainda são importantes?
Com a digitalização dos documentos, muitos se perguntam: “qual o papel dos despachantes?”. A resposta é simples: eles continuam sendo fundamentais!
Mesmo com a praticidade da internet, a experiência e o conhecimento dos despachantes garantem a segurança, confiabilidade e eficiência nos processos. Eles te guiam por toda a burocracia, desde a organização dos documentos até o acompanhamento online.
Seja para tirar carteira de motorista, regularizar um veículo ou resolver outros trâmites, os despachantes são seus aliados na era digital. Com eles, você tem a tranquilidade de saber que tudo está em boas mãos.
Enfim, a desmaterialização de documentos é uma tendência essencial para o futuro dos despachantes, trazendo benefícios como economia de espaço, facilidade de acesso, sustentabilidade, segurança e redução de custos. A colaboração entre despachantes, cartórios e governo é crucial para a implementação eficaz dessa tecnologia.
E para quem precisa de ajuda com serviços de despachante, conte conosco, Especialistas Despachantes, estamos prontos para oferecer um atendimento eficiente e atualizado, acompanhando todas as inovações do setor.